Entrepreneuriat Outils pour entreprendre

Les réunions à distance : ZOOM sous le feu des projecteurs !

zoomA l’heure du confinement, nous adaptons nos méthodes de travail. Pour garder le contact avec vos équipes, mais aussi avec vos publics, il existe des outils que l'on utilise depuis longtemps chez Expat Communication, comme Zoom. Comment mettre toutes les chances de son côté pour les optimiser ? Les conseils de Cécile Vaugon, coach carrière chez Expat Communication. 

Une multitude d’outils à disposition

Zoom, Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, GoToMeeting, Adobe Connect… les solutions collaboratives sont à l’honneur et vivent leur plus grand test de résistance en cette période de confinement, à l’image de Microsoft Teams et de nombreux VPN récemment saturés.

A l’instar de nombreuses entreprises, nous utilisons Zoom régulièrement chez Expat Communication, l'éditeur d'Expat Value. Il est entré dans nos pratiques quotidiennes pour les réunions internes, brainstormings, formations, réunions de coachs basés aux quatre coins de la planète, mais également les accompagnements de nos clients (coachings de carrière et interculturels).

Lire aussi : le kit de survie du digital nomade.

Zoom en bref

  • Ergonomie et accessibilité

Simple, moderne et intuitive, l’ergonomie de Zoom permet d’organiser des réunions en ligne, web conférence, chat, salles virtuelles ou encore séminaire digital, pouvant réunir jusqu’à 1000 participants. Zoom est accessible sur ordinateur, tablette et smartphone. Il suffit de créer un compte sur zoom.us et de télécharger l’application, d’organiser une réunion et d’envoyer un lien aux participants !

  • Version gratuite ou payante ?

La version gratuite permet un usage professionnel avec un nombre de réunions illimitées en face à face, et une limite de 40 minutes pour les réunions de groupe jusqu’à 100 participants.

Zoom propose plusieurs offres en fonction des besoins, avec des options telles que la monétisation, sondages, enregistrement, outils de planification… Les forfaits payants disponibles vont jusqu’à 19 euros par mois et par animateur.

  • Enregistrement

Une des options payantes permet d’enregistrer une réunion et de la visionner plus tard grâce au cloud, avec la possibilité d’utiliser un tableau blanc virtuel.

  • Zoom ou Teams ?

Les deux sont à la fois concurrents et complémentaires ! Pensée comme une messagerie collaborative, Microsoft Teams est avant tout conçue pour le travail en équipe, tandis que Zoom se focalise sur la visioconférence. Zoom peut être utilisé dans Teams grâce à une extension, tandis que Teams possède sa propre fonctionnalité de visioconférence, Skype for Business.

  • Que pour des réunions ?

Non ! Et c'est tout l'intérêt de cet outil. Le nombre de participants étant très important, l'outil est utilisé par de nombreux professionnels dans des secteurs très différents : universités, studios de Yoga, professeurs de musique ou de dessin... Inutile de préciser qu'en cette période de confinement l'outil a largement dépassé les murs des bureaux !

Pour aller plus loin : 

Coronavirus : Microsoft Teams n’a pas résisté au télétravail des Européens

Zoom : l'app de webconférence qui explose avec le Covid-19

Des conseils en "digital leadership"

Quelques pré-requis pour une réunion en ligne efficace

  • Privilégiez la connexion filaire au Wifi - dans la mesure du possible
  • Vérifiez la qualité son et vidéo : utilisez un casque, allumez votre caméra (à checker avant la connexion), vérifiez l’arrière-plan, portez une tenue appropriée !
  • Soyez concentré – une réunion en ligne peut être plus fatigante qu’en présentiel !
  • Eloignez les distractions, pour vous et vos interlocuteurs : téléphone portable, pop-ups de mails, bruits de papier…
  • Eventuellement : connectez-vous depuis un autre appareil (téléphone portable, tablette…) pour garder votre ordinateur libre

boutons NL EV

Les règles d’or de l’animation

  • Ponctualité : soyez à l’heure, faites le check technique 15 minutes avant le démarrage (Zoom dispose d’une salle d’attente)
  • Son : demandez aux participants de couper leurs micros lorsqu’ils ne parlent pas
  • Caméra : positionnez-la correctement et regardez bien en face
  • Débit de voix : parlez plus lentement que d’habitude, faites des pauses
  • Gestuelle : restez le plus calme possible, l’angle de la caméra est limité !

En bonus, les bonnes pratiques de l’équipe Expat Communication

  • En amont de la réunion : lien Zoom et ordre du jour envoyés aux participants
  • Attribution de rôles : nomination d’un « gardien du temps » et d’un « scribe » pour chaque réunion
  • Ecoute attentive et prise de parole à tour de rôle
  • Partages d’écran lorsque nécessaire
  • Comptes-rendus systématiques dans des fichiers partagés

Rapidement, Zoom s’est imposé comme un incontournable dans notre quotidien. Le coaching d’expatriés s’exerce régulièrement de manière virtuelle : les outils de visioconférences nous permettent de créer une vraie relation avec nos coachés, malgré la distance !

Expat Communication s'adapte et continue ses activités ! Profitez de notre offre découverte de 30 minutes d'Expat Coaching offertes.

Lancez-vous, faites confiance au virtuel, réinventez le quotidien avec vos publics et profitez au mieux de cette période particulière pour expérimenter de nouvelles solutions collaboratives !

Expat Value vous conseille également : 

4 conseils pour combiner efficacité et télétravail !

9 conseils pour un confinement… productif !

cecile vaugon zoomCécile Vaugon est coach au sein de l'Expat Coach Academy. Cécile est spécialisée en coaching interculturel et de carrière pour expatriés et conjoints. Pour joindre Cécile : cecile.vaugon@expatcoachacademy.com

 

Laisser un commentaire

Connexion en tant que membre