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Départ pro à l’étranger et archivage : quels papiers officiels à garder ?

archivageVous vous apprêtez à partir à l'étranger. Avant votre départ, vous devez faire le point sur vos archives. Un bon archivage permet de faire face aux besoins de la gestion quotidienne des dossiers, de garantir l’existence de preuve en cas de contestation et de contribuer à la sauvegarde de son patrimoine.

Voici quelques recommandations pour gérer efficacement vos dossiers papier et faire le point sur ceux qu’il est juridiquement obligatoire de garder.

L’archivage a un coût. Cependant, la mauvaise gestion des documents présente des incidences financières non négligeables. Nous vous aidons à mettre en place un archivage de qualité et une conservation optimale de vos documents. 

Le conseil n°1 : Faire le tri de façon régulière et méthodique

Un tri régulier permet d'isoler, mettre à jour  et de maîtriser la masse des documents reçus et envoyés ainsi vous gagnez :

  • du temps
  • de la place
  • en efficacitéLes dossiers triés facilitent donc la recherche et la consultation.

Archivage : comment faire du tri ?

En éliminant régulièrement

  • les doubles, les brouillons,
  • les différentes versions d’un même document,
  • la correspondance de détail,
  • les formulaires vierges et la documentation non liée au dossier traité.

Attention ! Les notes non retranscrites et faisant l'objet de décisions doivent être conservées.

Le conseil n°2 : classer des documents 

L'unité de classement est le dossier (ensemble de pièces relatives à une affaire ou à un même objet). Le classement doit être fait au jour le jour, afin d’éviter l’accumulation de documents dans les bureaux. Les retards de classement sont toujours difficiles à résorber après coup. Un document qui n'a pas trouvé sa place dans un dossier sera très difficile à retrouver et pourra souvent être considéré comme perdu.

Comment classer ses documents ?

  1. prévoir un dossier par affaire traitée (les pièces classées chronologiquement)
  2. réaliser des subdivisions (sous-dossiers) pour les dossiers complexes ou volumineux ;
  3. inscrire systématiquement un intitulé ou un titre sur chaque dossier (objet, action syndicale, type de document, dates) tout en évitant les intitulés peu explicites ("divers", "affaires générales") et les acronymes non développés.

Archivage : les durées légales de conservation de vos documents

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.

Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE)la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Le conseil n°3 : les conserver dans les meilleurs conditions

Pour que vos archives soient toujours conservées dans les meilleures conditions, vous devez éviter :

  • humidité,
  • variations de température,
  • poussière,
  • forte luminosité.

Tous ces éléments peuvent détruire ou rendre illisibles les documents, photographies, affiches, films que vous auriez souhaité conserver.

Comment préserver vos archives ?

  • choisir un lieu de stockage sans lumière naturelle dans des box du leader français du self-stockage, peu exposé aux variations de température et sans risque de fuites, d’inondations ou d’infiltrations ;
  • conditionner vos dossiers dans des boîtes afin de les protéger de la poussière ;
  • utiliser des matériaux adaptés (préférer les pochettes papier aux pochettes plastiques qui collent au document)
  • éviter l'utilisation de pièces métalliques de type trombones (qui rouillent et tâchent les documents).

 

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